1、 工地（地盤）會議記錄和有關(guān)工程的來往信件，都必須全部保存妥當(dāng)，直到合同全部履行完畢、所有索賠項(xiàng)目獲得解決為止。

2、 各種施工進(jìn)度表，包括業(yè)主代表和分包編制的進(jìn)度表。

3、 施工備忘錄（日記），在施工中發(fā)生影響工期和索賠有關(guān)的事項(xiàng)，都要及時(shí)做好記錄。按年月日順序號存檔，以便查找。

4、 做好建筑師和工程師的口頭指示記錄，及時(shí)以書面形式報(bào)告建筑師予以承認(rèn)。將他們的書面指示按年月日順序編號存檔。

5、 工程照片需有專人管理，照片都應(yīng)標(biāo)明拍攝的日期，最好購買帶有日期的相機(jī)。將照片按工程進(jìn)度整理編排。

6、 收集記錄每天的氣象報(bào)告和實(shí)際氣候情況。

7、 整理保存工人和雇員的工資與薪金單據(jù)、材料物資購買單據(jù)，按年月日編號歸檔。

8、 完整的工程會計(jì)資料，包括工卡，人工分配表、注銷工資薪金支票、材料購買定貸單、收訖發(fā)票、收款票據(jù)、帳目及有關(guān)圖表、財(cái)務(wù)信件、經(jīng)會計(jì)師核證的財(cái)務(wù)決算表等。

9、 所有的合同標(biāo)書文件、合約圖紙、修改增加圖紙、計(jì)劃工程進(jìn)度表、人工日報(bào)表、材料設(shè)備進(jìn)場報(bào)表及帳單（工程付款單）等需歸類保存入檔。

以上九項(xiàng)資料是施工索賠的原始依據(jù)，承包商必須重視做好，否則，索賠無依據(jù)，一切都是空談